Dans notre école, les locaux de la section « Auxiliaire Administratif et d’Accueil » sont aménagés comme si nous étions dans une véritable entreprise. En effet, dès que nous y entrons, nous disposons d’un bureau d’accueil et nos classes sont organisées en services.
De plus, afin d’exercer les différentes compétences relatives à nos cours techniques, nos professeurs ont créé des mises en situation. Cela nous permet d’effectuer différentes tâches en rapport avec le milieu de travail choisi. Pour chacune d’elles, nous recevons des documents de travail que nous découvrons, classons et que nous utilisons en fonction des tâches à accomplir. Par exemple, la prise de notes d’un courrier, réalisée dans le cadre du cours de «Techniques d’Organisation», sera
correctement orthographiée et mise en forme en «Outils et Applications Bureautiques», en respectant les normes de présentation. Ce courrier sera ensuite imprimé, enregistré dans le registre du courrier sortant et expédié. Un dossier sera créé et le double de la lettre y sera classé. Les fichiers seront également mis à jour.
En ce qui concerne les tâches d’accueil, nous disposons de téléphones qui nous permettent d’effectuer des jeux de rôle. Lorsqu’un visiteur se présente à l’accueil, nous le renseignons ou l’orientons vers un autre service, à partir d’un plan.
Début janvier, nous avons reçu les documents de notre nouvelle mise en situation, intitulée « L’Administration communale de Virton » et, notamment, le plan de celle-ci. Pour plus d’efficacité, nous avons souhaité nous rendre sur place, accompagnés de nos professeurs.
Après notre demande, la secrétaire du bourgmestre nous a très vite envoyé une réponse positive.
C’est donc ce lundi 22 janvier que nous nous sommes rendus à l’Administration communale.
Monsieur François Culot, Maire de Virton, de même que Madame Mireille Bever, secrétaire, nous ont accueillis très chaleureusement. Monsieur le Maire nous a expliqué sa fonction, de même que le rôle des échevins et conseillers communaux. Il s’est intéressé à notre section et à notre rôle d’accueillant. Il nous a parlé de l’importance de l’accueil au sein de son administration, que ce soit au téléphone ou en face-à- face. A Virton, la demande de chaque citoyen est prise en compte. Il est
accueilli avec le sourire et il est important de lui préciser quelle sera la suite donnée à sa demande et dans quel délai.
Après avoir répondu à nos différentes questions, et après la petite photo souvenir, c’est Madame Bever qui a pris le relais pour nous faire visiter les différents services, à partir de notre plan. Les personnes présentes nous ont accueillis avec intérêt et nous ont expliqué le rôle de leur département. Dès notre retour à Pierrard, nous avons directement mis en pratique toutes les informations que nous avons obtenues.
L’Administration communale n’a plus ou presque plus de secret pour nous !
Les élèves de 6 ème année de la section «Auxiliaire Administratif et d’Accueil»